Enlace público para el comunicado (QR)
Publique este link o el código QR para que el cliente solicite la visita. Las solicitudes llegan a Inicio → Solicitudes de visita para aprobarlas.
Mantenimiento del sistema
Solo super administrador. Re-geocodificación masiva, saneo de ubicaciones y visitas demo.
Nombre del validador
Este nombre queda en las aprobaciones y rechazos de informe y fotos.
Plantillas WhatsApp (app móvil)
Mensajes prellenados que el inspector envía manualmente por WhatsApp.
Incluye comprobante al cliente y contacto a mesa de control en visitas no efectivas.
Use variables entre llaves, por ejemplo {{nombre_cliente}} o {{motivo}}.
Configuración de cobro
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Tras guardar verá el mensaje en verde aquí y arriba a la derecha (junto a Actualizar).
| Tipo | Monto (COP) |
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Crear usuario del panel
Cree una cuenta para cada funcionario (supervisor, verificador de informes, verificador de fotos, etc.) y marque solo los módulos que necesita. La opción Eliminar visitas (permanente) es crítica: actívela solo en perfiles autorizados. Igual Seguimiento del día (Inicio): solo para quien deba ver el vistazo de Inicio.
Usuarios existentes
| Usuario | Nombre | Rol | Experto | Módulos | Estado | |
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Por inspector
Clic en un inspector para filtrar la derecha. Solo visitas con agenda de hoy. Alertas: 📋 solicitudes · 🔓 desbloqueos · 📄 devolución PDF · ⛔ propuesta de rechazo PDF · 📷 roja devolución fotos · 💡 corrección PDF · 📷 azul corrección fotos.
| Inspector | Asig. | Curso | Efectivas | N.E. | Val. | Devol. |
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Solo visitas con jornada (agenda) de hoy.
| Cliente / dirección | Jornada | Estado | Resultado | Val. |
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Pendientes: ejes rechazados que el inspector debe corregir en la app. Propuestas: rechazos sugeridos por el validador; el experto confirma o desecha. Correcciones: el inspector ya reenvió y espera el visto bueno del experto. Historial: devoluciones ya corregidas (filtre por fechas e inspector). No aparecen en Asignar, Seguimiento ni Rutas (módulo aparte, como en el celular). Para visitas aprobadas y listas para digitar, use Digitación → Mi bandeja.
| ID visita | Cliente | Cuenta | Inspector | Estado visita | Eje rechazado | Estado | Observaciones / motivo | Actualizado | Acciones |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Revisión de corrección
Validador: Pendientes (por validar) y Propuestas (rechazo ya propuesto, activas). Correcciones y reemplazos van al experto. Rechazos confirmados → Devoluciones.
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Fecha jornada | Inspector | Validador informe | Documentos | Espera | Estado FR-002 | Estado FR-003 | Acciones |
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¿Cómo funciona esta validación?
Cola de informe (FR-003) y condiciones (FR-002): cada documento se aprueba o rechaza por separado. Es distinta de la validación fotográfica.
El auxiliar aprueba o propone rechazo en cada columna. El experto revisa la propuesta y decide: aprobar o generar devolución.
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Fecha jornada | Inspector | Validador fotos | Fotos | Espera | Estado fotos | Acciones |
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¿Necesita ayuda con validación fotográfica?
Cola solo de fotos. Es distinta de la validación de informe: otra asignación y otro validador.
El auxiliar aprueba o propone rechazo. El experto revisa la propuesta y decide: aprobar o generar devolución (el inspector la ve al sincronizar). Ya no se devuelve a la validadora.
Historial de los tres ejes: fotos, informe (FR-003) y condiciones (FR-002). Use los filtros para ver pendientes, rechazados, aprobados o devoluciones activas.
| ID visita | Cliente | Inspector | Fecha | Fotos | Informe | Condiciones | Devolución | Actualizado |
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Configure qué validador recibe las visitas de cada inspector. Al sincronizar una visita finalizada-sincronizada, si aún no tiene validador asignado, se aplica la regla automáticamente.
| Inspector | Código | Validador fotográfico | Validador de informe |
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¿Cómo funciona?
Ejemplo: 10 inspectores y 3 validadores. Asigne inspector A → validador 1, inspector B → validador 2, etc. Cuando el inspector finalice y sincronice, la visita aparecerá en Mis asignaciones del validador configurado. La asignación manual visita por visita sigue disponible y tiene prioridad si ya existe.
Por ID de visita
| ID | Nº informe | Cliente | Cuenta | Fecha | Jornada | Inspector | Estado | Validación |
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¿Necesita ayuda con consultas?
Consultas básicas: elija el criterio en el desplegable (Cuenta, Dirección, ID visita, Nombre o Nº informe).
Informe gestión: filtre por rango de fechas e exporte a Excel (hojas Visitas y Trazabilidad).
Agendar visita individual
¿Necesita ayuda para agendar?
Complete los datos en orden. El ID de visita y el celular del cliente son obligatorios (el celular: 10 dígitos que inician en 3). El ID no se genera automáticamente y no puede repetirse.
Seleccione el tipo de inspección (COMERCIAL, RESIDENCIAL BOGOTA, CAPTACION, etc.) y el valor en COP.
La visita se crea sin inspector; asígnela después en Rutas automáticas (varias visitas) o en Asignar inspector (una a una).
Busque la dirección, revise el pin en el mapa y confirme la ubicación antes de agendar.
Importación masiva de visitas
Incluya la columna fecha_solicitud en el Excel (una fecha por cliente). La verá el inspector en M2 y en el PDF.
¿Necesita ayuda con carga masiva?
Pasos: 1) Indique fecha solicitud del servicio · 2) Suba Excel/CSV · 3) Vista previa · 4) En filas manual/inválidas elija municipio y localidad · 5) Importar · 6) Rutas automáticas.
Las filas con coordenadas inválidas (p. ej. 0,0 fuera de Colombia) deben corregirse con municipio/localidad antes de importar o en «Pendientes manual» al simular rutas.
Cargue un archivo Excel (.xlsx) o CSV. Cada fila debe incluir id_visita y fecha. Incluya celular cuando lo tenga (10 dígitos que inician en 3); si no hay dato, la fila se importa igual. La cuenta puede tener cualquier cantidad de dígitos. Las direcciones se guardan en MAYÚSCULAS.
Tipo de inspección (recomendado): columna tipo_inspeccion — ej. RESIDENCIAL BOGOTA, COMERCIAL CATEGORIA 1, CAPTACION. Así queda identificado para productividad/liquidación.
Valor inspección (opcional por fila): columna valor_inspeccion (también acepta monto_cobro o valor). Lo define quien prepara el Excel.
Asignación automática de rutas
Importar corrección de rutas (Excel)
Descargue la plantilla, ajuste el número de ruta por visita y súbala para cargar una propuesta.
Por municipio
| Municipio | Total | Sin asignar | Localidades |
|---|---|---|---|
| Seleccione fecha y pulse Actualizar conteos | |||
Por localidad
| Municipio | Localidad | Total | Sin asignar |
|---|---|---|---|
| Seleccione fecha y pulse Actualizar conteos | |||
Inspectores habilitados para rutas
| Ruta # | Código | Nombre | Activo | Habilitado ruta |
|---|
¿Necesita ayuda con rutas automáticas?
- Elija fecha del día y pulse Simular asignación.
- Compare las 2 opciones (por localidades y menor distancia) en la tabla.
- Revise mapa y tarjetas → Aplicar propuesta.
Las visitas muestran cuenta, localidad y dirección (sin nombre de cliente). Arrastre con ⠿ entre rutas.
La simulación agrupa visitas en Ruta 1, Ruta 2…; elija el inspector en cada tarjeta antes de aplicar.
Aprendizaje: cada vez que aplica una propuesta (o asigna manualmente), el sistema guarda cuenta/localidad/inspector. Con historial, simula mejor y preselecciona inspectores (borde verde).
Por defecto solo entran visitas sin inspector. Reinicie el servidor Node tras actualizar el backend.
Asignación y despacho
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Dirección | Localidad | Fecha | Inspector | Estado | Validación |
|---|
¿Necesita ayuda con asignación?
Filtre visitas y asigne inspector. Marque varias filas (solo estado asignada) y use Asignar seleccionadas, o abra una fila para editar de a una.
Carga masiva / rutas automáticas: importe muchas visitas y repártalas; aquí puede asignar un mismo inspector a un lote filtrado (ej. sin inspector hoy).
Nuevo inspector
Dos destinos SMTP: el de informes recibe FR-003 + FR-002; el de fotos recibe el ZIP de fotos. Pueden ser iguales o distintos.
Listado
| Código | Nombre | Cédula | CCL | Lugar exp. | CCL vigente | Registro SIC | Email informes | Email fotos | Modelo pago | Estado | Ruta auto | Hermeticidad |
|---|
¿Necesita ayuda con inspectores?
Cree inspectores con código y contraseña para la app móvil. Código CCL, lugar de expedición y registro SIC son obligatorios: salen en el carnet virtual y se copian al informe. Inactivo impide el login; Ruta auto controla si recibe visitas en la asignación automática. Hermeticidad define la modalidad de la prueba: esperar 12 min, sin espera, estampa +12:13 si la captura es durante la visita, o fotos opcionales sin estampa de hora (el inspector debe volver a iniciar sesión para aplicar el cambio).
Configure dos emails corporativos por inspector: informes (FR-003 + FR-002) y fotos (ZIP). Si un campo quedó vacío tras la migración, se usa el email corporativo anterior como respaldo. Si ambos están vacíos y hay ficha de funcionario vinculada, se usa ese email.
Comparta el código y la contraseña inicial con el inspector. Puede resetear la contraseña desde «Resetear a 1234» o escribiendo una nueva al guardar. Eliminar quita el acceso; las visitas asignadas quedan sin inspector (el historial no se borra).
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Fecha jornada | Inspector | Digitador | Hora inicio | Hora fin | Espera | Estado |
|---|
Pendientes: asignadas a usted por digitar (incluye las ya iniciadas). Rechazo digitación: devueltas a validación o con novedad desde digitación.
| ID visita | Nº informe | Cliente | Cuenta | Municipio | Fecha jornada | Hora inicio | Hora fin | Espera | Estado |
|---|
Cuando fotos e informe están aprobados, la visita entra a digitación y se asigna automáticamente al digitador configurado para ese inspector.
| Inspector | Código | Digitador |
|---|
¿Cómo funciona?
Repita el mismo criterio que en validación: asigne cada inspector a un digitador. Las visitas nuevas en cola aparecerán en la bandeja del digitador correspondiente. La asignación manual visita por visita sigue disponible.
¿Cómo funciona la digitación?
Cuando FR-002 y FR-003 están aprobados en Validación informe, la visita sale de ese módulo y entra aquí. El digitador copia los datos a la plataforma de la distribuidora y marca Transmitida a distribuidora. Si por una novedad no detectada antes no puede digitarla, use Rechazo en digitación (obligatorio describir el motivo en notas).
Cree cuentas de digitador en Usuarios y active el permiso Digitación.
Visitas ya digitadas a la distribuidora. Por regulación deben notificarse a la SIC vía SICERCO: descargue Excel + ZIP de PDFs, cárguelos en SICERCO y marque como transmitida.
| ID | Nº informe | Cliente | Cuenta | Inspector | Fecha | Espera | Estado SIC | Aceptada SIC |
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¿Cómo notificar a la SIC?
1. En Digitación marque la visita como Transmitida a distribuidora: sale de esa cola y entra aquí.
2. Filtre por jornada, ejecución en campo o (si ya notificó) por fecha de aceptación SIC.
3. Seleccione visitas pendientes, descargue el Excel plantilla SICERCO y el ZIP de PDFs (archivo {número}.pdf).
4. Cárguelos en el sistema SICERCO de la Superintendencia. Cuando los acepte, indique aquí la Fecha aceptación SIC y pulse Marcar notificada a SIC (queda registrada para auditorías).
| Código | Tipo | Marca | Modelo | S/N | Inspector | Vence | Estado |
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Nuevo equipo
¿Para qué sirve este módulo?
Registre los equipos usados en inspección (detectores, manómetros, flexómetro, etc.) con su trazabilidad metrológica: certificado, calibración, vencimiento y archivo del certificado. Indique también el modelo (solo queda en el catálogo del panel). Asigne cada equipo a un inspector: en el FR-003 salen marca y serie; los tipos que ese inspector no tenga asignados aparecen como NO APLICA.
Use Día anterior o una franja Desde–Hasta. Cuadrar efectivo solo aplica al consultar un solo día.
Tarifas y edición de monto en campo: Ajustes. Pulse cada inspector para desplegar o retraer el detalle.
¿Cómo funciona la conciliación?
Al agendar o en carga masiva se guarda el valor de inspección que indica quien crea la visita. Con el flag CONCILIACION_PAGOS activo, la app pedirá el medio de pago al cerrar.
Al día siguiente, el supervisor revisa inspector por inspector, registra el efectivo recibido y puede exportar Excel.
Las tarifas y si el inspector puede editar el monto se configuran en Ajustes.
Seleccione fechas y pulse Consultar.
Área técnica — Inspectores
Solo visitas efectivas se pagan. Las no efectivas sin responsabilidad del inspector no generan descuento. Si hubo incumplimiento, márquelo en Seguimiento e indique el monto a descontar (editable; no tiene que ser la tarifa completa).
Incumplimientos marcados en Seguimiento
| Fecha | Inspector | ID visita | Nº informe | Motivo | Marcado por |
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Detalle de actividades — Inspectores
Pulse el nombre para desplegar.
Reglas de liquidación
- Inspectores: solo visitas efectivas se pagan; sin sanción por tiempo. Descuento solo si se marca incumplimiento en Seguimiento (incluye no efectivas sancionadas).
- Administrativos: validadores, digitadores y call center, con detalle y sanción por demora.
- Novedades nómina: bonificaciones y descuentos manuales del mes.
- Resumen liquidación: vista consolidada sin detalle de actividades.
- Incumplimiento inspector: se marca en Seguimiento diario con motivo y monto editable a descontar.
| Documento | Nombre | Cargo | Área | Ingreso |
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Nuevo funcionario
¿Para qué sirve este módulo?
Registre la hoja de vida y datos de contacto, contratación, seguridad social, estudios, experiencia y documentos adjuntos (PDF, imágenes u Office) de cada funcionario. Puede vincular un registro con un inspector de la app móvil.
Avisos masivos de segunda visita
Visitas efectivas con defectos. Seleccione y genere avisos WhatsApp (salen del WhatsApp de la oficina que los envía). Queda constancia en trazabilidad. Configure la plantilla en Ajustes → WhatsApp → Segunda visita.
| Visita | Cliente | Cuenta | Celular | Resultado | Aviso |
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Consulta general
Creación = registro en el sistema · Agendamiento = jornada programada.
| ID | Cliente | Cuenta | Dirección predio | Inspector | Estado | Resultado | Incumpl. | Fecha | Jornada | Mapa predio | GPS en campo | Mapa campo | Distancia predio→campo | Fachada |
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Mapa
¿Necesita ayuda con seguimiento?
Seguimiento: listado operativo del día (resultado, sincronización, GPS y fachada).
Consulta general: filtros avanzados por fechas, inspector, estado, etc. Al aplicar, abre el listado en Seguimiento.
Mapa: filtre por inspector, resultado y fechas de agenda; predio en el mapa (naranja = creada/asignada, azul = en curso, verde = efectiva finalizada, gris = no efectiva).
Seguimiento visual: tablero por inspector con conteos de efectiva, no efectiva y pendiente para la fecha/jornada elegida.